Программный продукт "1С:Документооборот 8", разработанный на новой технологической платформе "1С:Предприятие 8.3", является преемником программного продукта "1С:Архив 3", который уже более 10 лет применяется в сотнях организаций, предприятий и учреждений, и предназначен для автоматизации документооборота.
"1С:Документооборот 8" позволяет:
- упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
- сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
- повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей.
"1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины:
- централизованное безопасное хранение документов,
- оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,
- регистрация входящих и исходящих документов,
- просмотр и редактирование документов,
- контроль версий документов,
- работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д.,
- полнотекстовый поиск документов по их содержанию,
- коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,
- маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности,
- автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,
- учет и контроль рабочего времени сотрудников.
Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия. Принципы учета входящих, исходящих и внутренних документов, заложенные в программу, полностью соответствуют действующим стандартам и нормам.
Работа с документами и файлами:
- Учет по организациям
- Учет по вопросам деятельности
- Учет входящих документов
- Учет исходящих документов
- Учет внутренних документов
- Учет договоров
- Учет обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ
- Учет скан-копий оригиналов документов
- Комплекты документов
- Многовалютный учет сумм в документах
- Вывод документов в разных классификационных разрезах
- Настройка правил учета документов в разрезе видов документов
- Изменение срока действия документов
- Создание документа на основании нескольких файлов
- Создание связей между документами
- Быстрый доступ к файлам связанных документов
- Автоматическая загрузка файлов из каталогов
- Сканирование документов
- Распознавание изображений
- Печать файлов без открытия в ассоциативном приложении
- Групповая печать файлов документов
- Групповое сохранение файлов документов
- Учет и контроль переадресации входящих документов
- Учет и контроль передачи документов
- Коллективная работа с файлами любых типов
- Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске
- Хранение и контроль версий
- Автозаполнение шаблонов файлов
- Общие дополнительные реквизиты и сведения
- Настройка личного доступа к документам
Согласование и подписание:
- Сложное согласование документов
- Учет нескольких резолюций по документу
- Визы согласования
- Ролевые визы согласования
- Использование ЭП для подписания и шифрования документов и файлов
- Статус проверки электронной подписи и сертификата
- Работа с несколькими провайдерами ЭП
- Регистрация личных сертификатов пользователей
Работа с процессами и задачами
- Типовые процессы (Рассмотрение, Исполнение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Ознакомление, Поручение)
- Составные бизнес-процессы обработки внутренних/входящих/исходящих документов
- Просмотр процессов единым списком
- Результат выполнения задач в окне «Мои задачи»
- Многопредметные процессы
- Шаблоны процессов
- Автоподстановка ответственных в шаблоны процессов
- Добавление предметов и файлов в задачу
- Расширение списка согласующих после старта согласования
- Подбор сразу нескольких исполнителей в процессах
- Печать, сохранение и сортировка списка исполнителей процессов Согласование, Ознакомление и Исполнение
- Последовательное выполнение процесса Исполнение
- Разные сроки согласования для участников процесса
- Установка сроков процессов с точностью до минут
- Решение вопросов выполнения задач
- Отмена выполнения задачи
- Исключение задач из процессов
- Ролевая маршрутизация процессов
- Просмотр всех процессов и задач по предмету или процессу
Бизнес-события
- Уведомления о событиях
- Подписки на события
Нормативно-справочная информация:
- Ведение учета по номенклатуре дел
- Структура организации
- Банковские счета
- Привязка номенклатуры дел к подразделениям
- Автоматическая генерация регистрационных номеров
- Нумерация по связанному документу
- Отказ от регистрации документа
- Настройка правил учета в разрезе номенклатуры дел
- Учет передачи дел в архив, уничтожение дел
- Размещение файлов в томах по условиям
- Автоматическая очистка устаревших версий
Совместная работа сотрудников
- Учет персональных данных в соответствии со 152-ФЗ
- Учет затрат рабочего времени сотрудников
- Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности
- Управляемое делегирование прав
- Учет недействительных пользователей
- Рабочие группы
- Инструкции для сотрудников
- Подсказки ввода в карточках документов и проектов
- Отзывы о работе программы
Другие возможности:
- «Легкая» почта
- Распределенная информационная база
- Полнотекстовый поиск любых данных
- Обмен данными с типовыми конфигурациями
- Отложенные обработчики обновления
- Дополнительные отчеты и обработки
- Списки рассылки по корреспондентам
- Способы доставки
- Уведомления
- Копирование и очистка пользовательских настроек
- Быстрая очистка настроек всех пользователей